Online Meeting, so geht`s!

Online Meetings statt lange Konferenzen im Büro

Schnelle Entscheidungen treffen und schlanke Kostenstrukturen schaffen, immer mehr Unternehmen nutzen dazu die Vorteile des Online Meeting. Die herkömmliche Mitarbeiterkonferenz wird zunehmend unwichtiger. Dank sicherer Übertragungswege und effizient einsetzbarer Technik haben sich die Meetings im Web als zeit- und kostensparenden Alternative zum Büromeeting inzwischen fest etabliert. Und der Trend zur Besprechung im virtuellen Konferenzraum wird weiter zunehmen, sagen Kommunikationsforscher voraus. Denn die global organisierten Wirtschaftsabläufe erfordern von Unternehmen den Einsatz schnellerer Kommunikationsmittel.

„Manager müssen heutzutage sofort auf Wünsche von
weltweiten Kunden reagieren.“

Um auf Märkten bestehen zu können, die sich ständig verändern, müssen Entscheidungen in Echtzeit getroffen werden. Letztlich hat der Austausch aktueller Informationen mit Mitarbeitern auf der ganzen Welt auch für die Anpassung der langfristigen Unternehmensstrategien eine zentrale Bedeutung bekommen. Mit der klassischen, lange im Voraus terminierten Konferenz im Headquarter, können selbst national agierende Firmen den Anforderungen modernen Managements heute nicht mehr voll genügen.

Online Meetings über das Netzwerk

Bild aus einer Konferenz

Beim Online Meeting treffen die örtlich voneinander entfernten Teilnehmer zu Besprechungen und Präsentationen im Internet zusammen. Wie in jeder Konferenz gibt es auch beim Online Meeting einen Vorsitzenden, der den Ablauf koordiniert und zuvor den Termin des Webmeetings per Email oder Telefon bekannt gibt. Die Einwahl in das Geschehen der Online-Konferenz erfolgt entweder durch eine eigens für das Online Meeting angelegte URL-Adresse oder mittels einer speziellen Konferenzsoftware, die jeder Teilnehmer auf seinem Computer installiert hat. Die an der Webkonferenz partizipierenden Computer bilden ein temporäres Netzwerk, das mit Verschlüsselungscodes gegen Einblicke von Außen abgeschirmt ist. Dieses Netzwerk kann jeden Computer unabhängig von der Distanz überall auf der Welt in die Webkonferenz einbinden.

Präsentationen im Konferenz-Netzwerk

Auf jedem Bildschirm innerhalb des eingerichteten Konferenz-Netzwerks können die Teilnehmer am Online Meeting nun nachvollziehen, was der Konferenzleiter oder die anderen Teilnehmer auf ihrem Bildschirm präsentieren. Dies ist gewissermaßen die Grundstufe des Online Meeting, bei dem Präsentationen nicht mehr per Beamer an die Wand projeziert, sondern dezentral verbreitet und für jeden Teilnehmer in Echtzeit sichtbar werden. Oft wird der Bildschirm dabei in mehrere Fenster aufgeteilt, in denen verschiedene Themenbereiche der Konferenz wiedergegeben werden.